Publikace pracovních postupů (procesní kniha)

Společnost, zabývající se maloobchodním prodejem, má centrálu poblíž Prahy a síť maloobchodním prodejen, si zakládá na tom, že je procesně řízenou společností.

Ve své centrále má čtyřčlenný tým, který má za úkol spravovat procesní knihu – zakreslovat jednotlivé procesy, sledovat jejich efektivitu a navrhovat změny.

Procesní knihu zpracovává jako model v nástroji Enterprise Architect a procesy publikuje pomocí aplikace EA Infoport.

Jako syntaxe byla zvolena zjednodušená verze jazyka BPMN 2, procesní analytici používají Corporate edici nástroje Enterprise Architect a k publikování procesní knihy slouží edice EA Infoport MBE (Medium Business Edition - střední organizace).

Na každé maloobchodní prodejně jsou vyškoleni dva pracovníci, kteří jsou schopni číst BPMN diagramy (většinou to je vedoucí a jeho zástupce, někdy však je to i jiný pracovník, pokud je technicky orientován a projeví zájem o školení BPMN – zpravidla je to krok k následnému povýšení). Tito pracovníci mají za úkol radit ostatním zaměstnancům, na základě schválených procesů, kontrolovat, zda prováděné činnosti jsou v souladu s procesy a rovněž navrhují jejich zlepšení.

Protože v repository nejsou pouze procesy, ale i jiné diagramy a sama struktura repository je poměrně složitá, bylo rozhodnuto využít publikační modul. Dalším důvodem využití publikačního modulu je to, že samotní vlastníci, příslušných business procesů, jsou také z businessu a bez znalosti Enterprise Architect – přesto si však chtějí zachovat kontrolu nad publikovanými procesy.

Proto byla v publikačním modulu vytvořena struktura sekcí  / adresářů, která více odpovídá pohledu businessu na procesní model (například jsou na první úrovní adresáře jako Prodej, Reklamace, Správa skladu atd.).


Prodejní procesy

Ke každé složce, na první úrovni, je přiřazen vlastník, který je schopen schvalovat business proces (zejména jeho správnost) a určovat od kdy, do kdy a zda vůbec bude proces platit. Protože to zpravidla není schopen provádět sám, definuje tzv. schvalovatele, kteří jsou schopni ověřovat procesy a schvalovat je jeho jménem.

Do takto připravených struktur jsou pak publikovány jednotlivé procesní diagramy analytiky, kteří byli pověřeni jejich úpravou (procesů).

Tito uživatelé (analytici, vlastníci a schvalovatelé) musí mít uživatelské účty v portálu a to buď přímo a nebo prostřednictvím active direktory.

Protože informační portál běží ve vnitřní síti společnosti a nehrozí tedy neoprávněný přístup k němu, není potřeba aby ostatní uživatelé měli své účty a mohou přistupovat pomocí účtu návštěvník. Oprávnění tomuto účtu byla nastavena tak, aby viděl pouze publikační modul a nikoliv celou repository.

Jednotlivé procesy jsou zakreslovány (a na vyžádání vlastníků i aktualizovány) oddělením procesní analýzy a poté publikovány do jednotlivých složek publikačního modulu. Před zveřejněním jsou vždy nejprve schváleny vlastníkem složky či jím pověřeným schvalovatelem. Pokud se zveřejňuje nová verze již existujícího procesu, je dbáno na to, aby na sebe verze procesu navazovaly. Například tedy, aby staré verzi procesu končila platnost poslední den v měsíci a nová verze platila od následujícího dne. Nemělo by se stát, aby v jeden den platily, například, dvě verze procesu, nebo naopak žádná.